Tầm quan trọng của tủ tài liệu, hồ sơ văn phòng

 Những chiếc tủ tài liệu cứng nhắc, vô chi vô giác mà lại tác động trực tiếp phụ vụ cho hoạt động quản lý, sản xuất kinh doanh của cả doanh nghiệp:

-         Để doanh nghiệp hoạt động được phải có các hồ sơ, giấy tờ tài liệu làm cơ sở căn cứ, theo dõi, sửa chữa, chỉ đạo cho hoạt động sản xuất- kinh doanh đúng kế hoạch, đúng mục tiêu đề ra.

-         Hồ sơ, tài liệu giúp việc nghiên cứu tình hình, tổng kết kinh nghiệm, xây dựng nên chương trình kế hoạch hoạt động một cách đầy đủ, thuyết phục nhất. Qua đó mà góp phần phát triển hoạt động ngày càng hoàn chỉnh, hiệu quả hơn cho doanh nghiệp.

-         Các hoạt động cụ thể của doanh nghiệp như: thống kê, kiểm tra, thiết lập vật tư, hàng hóa, tiền vốn đều thông qua việc quản lý tủ hồ sơ, tài liệu của nhân viên.

-         Ngoài ra, việc xây dựng các kế hoạch sản xuất, kinh doanh, tiền lương, tiêu chuẩn và định mức cũng cần sự góp sức của tài liệu, hồ sơ lưu trữ.

-         Những nhà lãnh đạo doanh nghiệp đặc biệt cần tới một vài chiếc tủ tài liệu dù lớn hay nhỏ. Việc thống nhất chỉ đạo về mặt nhân sự, kỹ thuật, kinh doanh nhằm giúp hoạt động của doanh nghiệp được thuận lợi và mục đích đều cần sự trợ giúp của tài liệu văn phòng. Các bộ phận, phòng ban cũng từ đó mà nắm được thành phần, số lượng, thực trạng của bộ phận mình để có phương hướng lãnh đạo hợp lý.

-         Hồ sơ, tài liệu là minh chứng xác thực, đối chiếu chính xác trong các trường hợp cần thiết.

Chọn tủ sắt đựng tài liệu văn phòng loại nào hợp lý?

Nắm bắt được tầm quan trọng của những tài sản này rồi, bạn đừng nghĩ việc lưu trữ chúng trong từng file hay tủ nhỏ có thể giúp doanh nghiệp tiết kiệm được. Chắc chắn tủ file nhỏ không thể tiết kiệm được bằng việc bạn sử dụng tủ đựng tài liệu lớn đâu. Vậy nên, tốt nhất là:

-         Chọn tủ hồ sơ sắt có nhiều ngăn: với tủ nhiều ngăn có thể chứa được mọi hồ sơ với mọi kích thước khác nhau, nhân viên văn phòng cũng dễ dàng quản lý, phân loại, tìm kiếm bằng cách dán giấy bên ngoài. Việc nhìn trực quan sẽ dễ dàng hơn rất nhiều.

-         Chọn tủ treo tường: nếu bạn lo lắng vì diện tích lưu trữ nhỏ, chúng ta nên dùng tủ treo tài liệu. Loại tủ này vừa tiết kiệm diện tích lại có giá thành khá rẻ, giải quyết được nhiều hồ sơ, tài liệu cần lưu trữ. Hoặc bạn có thể tận dụng diện tích bằng cách ghép nhiều tủ file nhỏ thành chiếc tủ lớn.

Tài liệu, hồ sơ được coi là một loại tài sản có giá trị như những tài sản khác của doanh nghiệp. Chính vì vậy, việc sắp xếp, lưu trữ và bảo quản những tủ sắt đựng tài liệu, tủ hồ sơ rất cần được chú trọng. Mời bạn tham khảo trong bài viết: 

Hướng dẫn lưu trữ hồ sơ tài liệu cho doanh nghiệp